De bestuursadviesraad van verenigingen van eigenaren ondersteunt de beheerder bij zijn dagelijkse werkzaamheden en bemiddelt tussen hem en de eigenaren. Het werk van de administratie zou nauwelijks mogelijk zijn zonder de belangrijke erepositie.
De taak van het vastgoedbeheer is om te handelen in het belang van de gemeenschap - de beheerder heeft een vertrouwenspositie. Hoe nauwer en harmonieuzer de interactie tussen het bestuur en de bestuursadviesraad, des te meer zal het bestuur zich ontwikkelen ten behoeve van de gemeenschap.Verantwoordelijke plicht
Vertrouwen is goed, controle is beter. Zo kan de taak van een bestuursadviesraad worden samengevat. De controle van de jaarrekening is een van de belangrijkste taken van het bestuur. Hij controleert de totale facturering op basis van de rekeningen en alle ontvangsten. Zo kunnen de adviesraden de beheerder alle kostenramingen voor reparatie aan het systeem laten voorleggen om te controleren of de maatregel kostenbewust en correct is uitgevoerd. Iedere appartementseigenaar heeft in principe recht op inzage van deze papieren. Maar bijna niemand doet dat. Dit maakt het verslag van de directie op de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering des te belangrijker. Op basis van zijn mening beslist de gemeenschap of ze de jaarrekening al dan niet goedkeurt.De raad van bestuur controleert de administratie.
De voorzitter van het bestuur of zijn plaatsvervanger roept de aandeelhoudersvergadering bijeen als er geen manager is of als de manager dit weigert. De gemeenschap kan besluiten om de taken van de adviesraad uit te breiden. Zo kan worden afgesproken dat deze instantie bij ambachtelijke bedrijven kostenramingen voor openstaande reparaties verzamelt. Dit ontlast de beheerder en geeft tegelijkertijd de gemeenschap van eigenaren een betere controle over de uitgaven.
Leestip: Lees hier hoe verenigingen van eigenaren de juiste vastgoedbeheerder vinden.
Betrokken eigenaren in de directie
In de regel bestaat de administratieve adviesraad uit drie appartementseigenaren die met gewone meerderheid worden gekozen door de vergadering van de eigenaren. Adviesraden ontvangen geen vergoeding voor hun werk, alleen onkosten worden doorgaans vergoed. Toch vraagt het bureau een hoge mate van verantwoordelijkheid. De vereniging "Wohnen im Eigen" adviseert de ambtstermijn te beperken tot twee tot drie jaar. "Dit geeft de nodige motivatie om op lange termijn actief te blijven voor de gemeenschap van eigenaren." Het boek "Help, wij zijn een administratieve adviesraad!" Van "Wohnen imbesitz" geeft praktisch advies voor vrijwilligerswerk.
Advies aan bestuursleden
Wie geen ervaring heeft als managementadviseur, moet niet meteen belangrijke beslissingen nemen, maar moet in eerste instantie alleen het vastgoedbeheer adviseren. Omdat de adviesraad ook aansprakelijk is voor zijn fouten. Als hij onjuiste contracten sluit of onjuiste informatie verstrekt, kan tegen hem verhaal worden genomen. Evenzo moet hij verantwoordelijk zijn als hij het door de beheerder ingediende ondernemingsplan niet zorgvuldig bestudeert of als hij belangrijke wensen en klachten van huiseigenaren niet aan de beheerder meldt. Allereerst moeten de bestuursraden zichzelf zien als de woordvoerder van de gemeenschap en de zorgen van de eigenaren doorgeven aan de manager. Elke gemeenschap van eigenaren kan het beste een aansprakelijkheidsverzekering voor financiële verliezen afsluiten voor hun adviesraden. Dit kost niet veel,maar stelt het werk van de vrijwilligers goed vast.
Onderzoeken, deelnemen, bemiddelen - de taken van de administratieve adviesraad.