Vastgoedbeheerders in een gemeenschap van eigenaren spelen een belangrijke rol en zouden zeker geschikt moeten zijn voor deze functie. Hieronder leggen we uit hoe u als gemeenschap van eigenaren de juiste persoon kunt vinden en wat er gebeurt als er een nieuwe vastgoedbeheerder moet worden gevonden.
De vastgoedbeheerder van een wooncomplex heeft een machtige positie: hij beschikt over de fondsen van de Vereniging van Eigenaren van het appartement (WEG). Hij roept eigenarenvergaderingen bijeen en voert de besluiten uit die daar zijn aangenomen. Hij zorgt voor reparaties en onderhoud aan het gemeenschappelijke terrein. Hiervoor moet hij het complexe woonvermogensrecht volgen. Dat vraagt (meestal) om een professional.
Zoek een vastgoedbeheerder
Een WEG kan in principe ook zichzelf redden. Dit kan werken voor een klein wooncomplex. Maar zodra slechts één eigenaar een "echte" manager wil, moet de gemeenschap er een aanwijzen. Hiervoor heeft ze eerst een selectie van kandidaten nodig. 'Er zouden drie aanbiedingen moeten zijn. Anders kan het gebrek aan alternatieven ertoe leiden dat eigenaren later met succes het besluit over het bevel aanvechten ”, zegt Annett Engel-Lindner, advocaat gespecialiseerd in huur- en condominiumrecht.
Bij het onderzoeken kan de gemeenschap (of de leden die ervoor zorgen) zich concentreren op kandidaten in de buurt. Korte afstanden zijn immers belangrijk zodat de beheerder de woning later regelmatig kan controleren. De eerste inspectie had vóór de verkiezing moeten plaatsvinden. Julia Wagner van de vereniging van eigenaren Haus & Grund Duitsland legt uit waarom: "Kandidaten moeten het wooncomplex kennen om een gefundeerd bod te kunnen uitbrengen."
Wat maakt een goede beheerder?
Een goede band met uw vastgoedbeheerder zou een topprioriteit moeten zijn voor de vereniging van huiseigenaren. Om je te laten slagen, geef je bevel nummer één: kies als gemeenschap de professional die echt bij je past, die referenties kan geven, die competentie en professionaliteit uitstraalt en die je persoonlijk overkomt.
Een slechte vastgoedbeheerder is vaak pas later te herkennen als hij bijvoorbeeld de eigenaren slecht heeft geadviseerd over onderhoud en er veel geld verkeerd is geïnvesteerd. Reden genoeg dus voor de eigenaren om de beheerder zorgvuldig te kiezen en goed in de gaten te houden. Gelukkig is in de zomer van 2018 een vastgoedbeheerderswet van kracht geworden. Je hebt nu goedkeuring nodig. Die krijgen ze alleen als ze kunnen aantonen dat ze betrouwbaar zijn, een gezonde financiële situatie hebben, een beroepsaansprakelijkheidsverzekering hebben afgesloten en regelmatig opleidingen volgen.
De voorselectie van de vastgoedbeheerder
Vooraf moeten de managementadviesraad of de voorgeselecteerde personen gericht onderhandelen om drie beheermaatschappijen aan de appartementeigenaren voor te kunnen stellen. De kandidaat wordt vervolgens bij gewone meerderheid gekozen voor maximaal vijf jaar. Het beheerscontract regelt zijn taken en bezoldiging, evenals de duur van de aanstelling. Hoeveel vrijheid een gemeenschap van eigenaren de vastgoedbeheerder verleent, kan door hen worden bepaald.
Iedereen die de voorselectie verzorgt, moet een checklist maken met alle punten die van de kandidaat worden verlangd. De beslissing is dus objectief en onafhankelijk van prijs en persoon. Naast de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering die in de goedkeuring wordt voorgeschreven, omvat dit ook financiële aansprakelijkheidsverzekering en getrouwheidsverzekering. Verder moet de aanvrager een professioneel kantoor hebben zodat hij bereikbaar is voor de eigenaren en tijdens de vakantieperiode een vervanger wordt gegeven. De beheerder moet ook rekening houden met de speciale kenmerken van het individuele systeem. Helaas bieden sommige aanvragers alleen een lage standaard.
De ideale vastgoedbeheerder moet aan een aantal eisen voldoen.
Het beheerscontract
Meestal presenteert de vastgoedbeheerder een ontwerp dat meestal rekening houdt met zijn belangen. "De eigenaren moeten er daarom kritisch naar kijken", adviseert Gabriele Heinrich van de consumentenbeschermingsvereniging "Wonen in onroerend goed". Het beheerscontract moet de eigenaren controleopties bieden, bijvoorbeeld de vastgoedbeheerder verplichten om huisbetalingen te innen van mede-eigenaars die niet bereid zijn te betalen, de notulen van de eigenarenvergadering binnen twee tot drie weken te verzenden en de goedkeuring van de adviesraad te verkrijgen voor contracten met ambachtslieden die een bepaald bedrag overschrijden. Als het contract in speciale betalingen voor de beheerder voorziet, moet worden gecontroleerd of ze in aanmerking komen.
Wettelijke plichten van de beheerder
- Maatregelen voor het goed onderhouden en herstellen van de gemeenschappelijke eigendommen
- Betalingen en diensten verrichten en ontvangen
- Beheer de ontvangen gelden
- Bewering van claims door de vereniging van huiseigenaren
- een account leiden
- verdere bevoegdheden, bijvoorbeeld het bijeenroepen, voorzitten en notuleren van besluiten van de appartementeigenarenvergadering
- Het besluitvormingsproces leiden
“Een goede administratie heeft niet alleen commerciële maar ook technische knowhow. En er zijn persoonlijke contacten ”, zegt Gabriele Heinrich. “Een goed functionerende administratie reageert snel op meldingen van defecten en documenteert resultaten. Ze bewaakt de staat van de gebouwen, dringt aan op renovatiemaatregelen, de vorming van reserves en neemt de bemiddeling bij conflicten tussen eigenaren over. ”Ook voor administraties is een bedrijfs- en eigendomsaansprakelijkheidsverzekering onmisbaar. Hoe groter het systeem, hoe hoger de dekking zou moeten zijn. Een getrouwheidsverzekering beschermt tegen opzettelijke schade veroorzaakt door medewerkers van de administratie.
Correct en onjuist accountbeheer
De centrale taak van de beheerder is het bewaken van de inkomsten en uitgaven van de Vereniging van Eigenaren (WEG). De rekeningen van de eigenaren zijn nog vaak zogenaamde trustaccounts, die op naam van de vastgoedbeheerder staan. "Tegenwoordig zijn echter alleen accounts over de gemeenschap van eigenaren acceptabel", zegt Heinrich. Voordeel voor beide partijen: De rechten liggen ondubbelzinnig bij de community, de administrator neemt alleen het accountbeheer over namens de eigenaar. Dergelijke buitenlandse geldrekeningen bieden meer zekerheid bij faillissement of overlijden van de bewindvoerder en zijn voor de eigenaren gemakkelijker te controleren.Daarnaast dient de gemeenschap de beschikkingsbevoegdheid van de administrateur over de rekening te beperken en afhankelijk te maken van de goedkeuring van een appartementseigenaar of adviesraad, bijvoorbeeld voor de reserverekening of van bepaalde bedragen.
De vergoeding van de vastgoedbeheerder
De beheervergoeding is vrij bespreekbaar. Het hangt af van de technische standaard en de grootte van het pand. Vuistregel: hoe meer eenheden een systeem heeft, hoe goedkoper de vergoeding. Het bereik ligt tussen de 25 en 30 euro per maand per wooneenheid. De professional kan een speciale vergoeding toepassen voor diensten zoals de goedkeuring van de administrateur voor de verkoop van een appartement. Er is geen bijkomende vergoeding voor het beheer van de collectie van besluiten, ook al is dit voorzien in het beheerscontract.
Ontslag van de administrateur
Vaak wordt de beheerder beschermd door een passage in het contract: dat hij alleen om een belangrijke reden kan worden teruggeroepen, bijvoorbeeld als hij willekeurig opdrachten voor grote reparaties toekent. Het is nuttig gebleken om vooraf een benoemingsperiode van één à twee jaar af te spreken. Tijd genoeg voor beide partijen om hun relatie te herzien - zonder onnodig lang samen te moeten wachten als de samenwerking niet lukt.
Ontlasting van de vastgoedbeheerder
Veel appartementseigenaren weten niet of ze de vastgoedbeheerder in de eigenarenvergadering moeten ontzorgen. "Met het ontslag doet u afstand van uw recht op vergoeding van alle bekende of herkenbare fouten van de bewindvoerder tijdens het ontslag", waarschuwt Heinrich. Daarom moet dit altijd zorgvuldig worden overwogen.
Verander de property manager
Om de paar jaar stemt de WEG over de administrateur. Als in de aanloop naar de verkiezing echter blijkt dat de zittende bestuurder geen meerderheid meer krijgt, begint de zoektocht naar nieuwe kandidaten. Neemt u deze taak op zich in uw WEG, dan moet u drie offertes verkrijgen en de mede-eigenaars tijdig informeren. Wacht minimaal drie maanden van tevoren. Kleinere WEG's kunnen beter eerder beginnen. Je hebt vaak meer pogingen nodig om voldoende kandidaten te vinden. De oude administrateur moet, als hij nog in functie is, de eigenarenvergadering bijeenroepen en houden. Zo helpt hij mee om zijn eigen opvolger te bepalen.
Waar u op moet letten bij het veranderen
Idealiter loopt het contract parallel met de bestelling af. Zo niet, dan moeten de eigenaren zich houden aan de afgesproken opzegtermijnen - en ervoor zorgen dat de nieuwe manager altijd de order- en contractperiode combineert. Anders zou het kunnen gebeuren dat de WEG de bewindvoerder ontslaat, maar het contract loopt door en er blijft een claim op vergoeding bestaan.
Voorbeeld: De bewindvoerder is aangesteld voor onbepaalde tijd. Dan is de maximale looptijd vijf jaar. De aandeelhoudersvergadering kan deze echter op elk moment met gewone meerderheid ontslaan - op voorwaarde dat er niets anders is overeengekomen (bijvoorbeeld alleen om een belangrijke reden). Het contract eindigt wanneer de looptijd is beperkt tot de ambtstermijn. Bij gebreke van een dergelijke clausule blijft deze van toepassing. Bovendien is niet elk contract eenvoudig opzegbaar, bijvoorbeeld omdat er een minimumduur in zit. Als er echter een belangrijke reden is voor het ontslag, zoals een insolventieprocedure of het niet uitvoeren van besluiten, kan de WEG het contract in ieder geval zonder opzegtermijn beëindigen.