Als u vanuit huis werkt, moet u uw kantoor meestal zelf inrichten en inrichten. Een opgave die voor sommigen overweldigend is, want er gelden tal van regels en voorschriften. Welke verlichting en welke apparaten zijn de juiste? Hoe u uw thuiskantoor optimaal inricht, leest u hier.
Zeker als het gaat om het inrichten van een werkplek met computer loont het de moeite om ook thuis gezondheids- en veiligheidsvoorschriften en ergonomische richtlijnen te implementeren. Computerwerk stelt onder meer hoge eisen aan de ogen: de blik wisselt continu tussen beeldscherm, toetsenbord en bureau. Zorg dus voor de juiste verlichting voor op kantoor. Anders kunnen hoofdpijn, houdingsproblemen en vermoeidheid het gevolg zijn. Wat betreft de technische uitrusting van je studie vind je hier tips en ideeën over welke apparaten je moet kopen.
Wat zijn de regels voor het inrichten van een beeldschermwerkplek?
Voor de werkplek in je eigen vier muren gelden dezelfde eisen als voor kantoren in het bedrijf. De verordening beeldschermwerkplek en DIN 5035 "Verlichting met kunstlicht" geven bindende informatie. De Europese norm EN 12464-1 "Verlichting van werkplekken binnenshuis" specificeert: 300 lux verlichtingssterkte is voldoende voor eenvoudige kantooractiviteiten zoals archiveren of kopiëren. Iedereen die op een scherm leest, schrijft of werkt, heeft minimaal 500 lux nodig.
De Euronorm schrijft ook voor dat het verlichtingssysteem in de studie regelmatig gecontroleerd en onderhouden moet worden door een elektricien. Achtergrond hiervan is veiligheid op de werkplek en zuinig omgaan met elektrische energie. Elektrotechnische bedrijven bieden hun klanten overeenkomstige rentabiliteitsaudits aan. Wie ervoor kiest, kan aanzienlijke financiële voordelen behalen - volgens de ervaring van de gespecialiseerde bedrijven.
En hoe zit het met de kosten van thuiskantoorverlichting? “Veel werkgevers geven een beurs. Zelfstandigen kunnen de verlichting aftrekken van hun belasting ”, zegt binnenhuisarchitect Fritz Lechner.
Wat is de juiste verlichting in de studeerkamer?
Onjuiste verlichting in de studeerkamer kan lichamelijke klachten veroorzaken zoals hoofdpijn.
Bij het selecteren en installeren van de lampen in je studeerkamer is het belangrijk dat het licht niet verblindt en niet wordt gereflecteerd door het scherm. Indirecte verlichting is geschikt als alternatief voor direct stralende plafondlampen of afgeschermde lampen, volgens de aanbeveling van het Fördergemeinschaft Gutes Licht (FGL).
Plafondwashers of uplights in de vorm van een wand- of vloerlamp zijn hiervoor een goede keuze. Het is belangrijk dat het licht alleen van boven komt en niet verblindt.
Het werkblad bij het bureau dient verlicht te worden door een draai- en zwenklamp met reflector; het richt het licht naar waar het nodig is. De armatuur moet flexibel genoeg zijn om links- en rechtshandigen schaduwen te laten werken.
Verlicht zonder te verblinden
De verlichting in de studeerkamer moet twee dingen garanderen: het werkoppervlak optimaal en precies verlichten en de ruimte gelijkmatig verlichten. Innarchitekt Fritz Lechner adviseert “speciale hanglampen voor montage aan het plafond of staande lampen naast het bureau”. Hij verwijst ook naar de nieuw ontwikkelde microprisma-technologie van Eldacon, die de werkplek helder verlicht zonder verblindend of verblindend te zijn. "En het bespaart energie", benadrukt de binnenhuisarchitect uit München, want: "Moderne tl-buizen genereren licht in plaats van warmte."
Combineer daglicht en kunstlicht
Bij het zoeken naar het optimale lichtontwerp staat het besparingsaspect centraal. Permanente verlichting kan geld kosten. Een combinatie van daglicht en kunstlicht is volgens Lechner het meest effectief. Een variant die vooral geschikt is voor bureaus dicht bij het raam in de studeerkamer. Het hoogtepunt: intelligente lampen regelen de benodigde hoeveelheid licht zelfstandig en schakelen automatisch uit zodra de ruimte wordt verlaten. Dat scheelt energie en geld.
Een ander voorbeeld van innovatieve en zuinige verlichtingstechniek zijn de slanke drieband-fluorescentielampen (diameter 16 millimeter), die met elektronische voorschakelapparaten (EVG) werken en dimbaar zijn. Dit systeem bespaart tot 25 procent energie in vergelijking met conventionele driebands fluorescentielampen (26 millimeter plus elektronische ballast).
In je studeerkamer kun je het beste natuurlijk en kunstlicht combineren.
Hoe rust je een studie goed uit?
Uw kantoor op de juiste manier uitrusten en voorzien van alle benodigde apparatuur is niet zo eenvoudig. Op kantoor was er voor elke functie een apart apparaat. Ruimte en geld waren niet relevant - en als u niet wist wat u vervolgens moest doen, belde u de systeembeheerder. Dit alles kan een probleem worden in het thuiskantoor. Vertrouw daarom op een paar, maar echt noodzakelijke en kwalitatief hoogwaardige producten.
Antwoordapparaat
Een antwoordapparaat is ook verplicht in een thuiskantoor. Moderne telefoonsystemen bieden meestal geïntegreerde spraakopname en bijna alle telefoonaanbieders bieden nu een cloudgebaseerde spraakbox. Anderen stellen u op de hoogte van een oproep via sms of e-mail of sturen een opname, ook in de vorm van een e-mail, naar uw notebook. U kunt dus overal belangrijke berichten bekijken. Een andere mogelijkheid is om inkomende oproepen via de vaste lijn door te laten schakelen naar uw mobiele telefoon. Deze service kost doorgaans niets extra's als u een gsm-tarief heeft met een zogenaamde "Sprachflat".
fax
E-mails hebben in toenemende mate het faxapparaat vervangen. Bedenk dus goed hoe vaak u daadwerkelijk faxen verstuurt of ontvangt. Een veel goedkoper alternatief is documenten simpelweg scannen en digitaal versturen. Nog een voordeel van deze variant: de documenten worden tegelijkertijd gearchiveerd en op uw pc opgeslagen. Als pure faxontvanger kunt u een telefoon aanschaffen met een geïntegreerde faxfunctie. Inkomende faxen worden automatisch gedigitaliseerd als pdf-bestanden en per e-mail naar u verzonden.
Met een multifunctioneel apparaat kunt u de aanschaf van veel afzonderlijke apparaten besparen.
scanner
Om papieren originelen digitaal in te lezen is een scanner nodig. Tegenwoordig is het echter niet meer per se nodig om een apart toestel aan te schaffen. Er zijn nu multifunctionele apparaten op de markt die kunnen worden gebruikt om te faxen, scannen, kopiëren, afdrukken en foto's te maken. Ze zijn ofwel rechtstreeks met de computer verbonden via een kabelverbinding of draadloos via WLAN of Bluetooth. Ook voor mobiele apparaten zoals tablets zijn apps beschikbaar waarmee documenten eenvoudig en overzichtelijk gescand kunnen worden.
printer
Wat niet mag ontbreken bij het opzetten van een studie is een printer. Gebruik uw geld goed en, zoals hierboven vermeld, koop een modern multifunctioneel apparaat. Enerzijds bespaart het ruimte en hoeft anderzijds maar één keer te worden opgezet. Er is ook geen ingewikkelde bekabeling nodig voor meerdere apparaten. Daarna is het beschikbaar voor verschillende taken. Het enige nadeel: als een functie moet worden gerepareerd, gaan alle services die het apparaat te bieden heeft verloren. Inzicht in serviceproviders kunnen u in geval van nood een vervangend apparaat lenen.
Laptop of stationaire pc?
Een laptop is ook de eerste keuze als je niet vaak voor je werk op kantoor bent. Voor op kantoor hoef je alleen maar een docking station in te richten met een groot scherm en een apart toetsenbord om ergonomisch te werken. Een stationaire pc met een groot toetsenbord en scherm is alleen essentieel als uw werk vaak rekenintensieve grafische activiteiten omvat, zoals CAD-, beeld-, video- of lay-outverwerking. Het is hier de moeite waard om een stationaire computer te kopen, omdat deze meestal een aanzienlijk hogere rekenkracht heeft tegen een vergelijkbare prijs. In dergelijke gevallen is een tweede scherm ook handig.
Netwerken via radio of kabel?
Verbind uw verschillende pc's met een netwerkkabel.
Als je op meerdere plekken werkt die zich in verschillende kamers maar op dezelfde verdieping bevinden, is een draadloze verbinding tussen computers en andere technische apparaten zoals printers of scanners het gemakkelijkst te implementeren. Hierdoor kunt u ook meerdere pc's (of mobiele telefoons) synchroniseren, zodat u bijvoorbeeld vanaf verschillende apparaten toegang heeft tot uw adres- en agendagegevens.
Energiezuiniger, sneller en stabieler is een directe verbinding van de afzonderlijke componenten via netwerkkabel - in dit geval fungeert de router ook als verbindingselement en stuurt de datastromen naar de juiste eindapparaten. Als u een stationaire server gebruikt voor gegevensback-up - een zogenaamde NAS (Network Attached Storage), moet u deze ook verbinden met een LAN-kabel. U kunt ook grotere hoeveelheden gegevens, zoals video's of series afbeeldingen, snel en veilig overbrengen. Mobiele apparaten worden ook via het geactiveerde WLAN in het netwerk geïntegreerd.
Belangrijk: houd alle software altijd up-to-date door regelmatig updates uit te voeren. Activeer alle beveiligingsfuncties op uw router en beveilig de toegang met lange, cryptische wachtwoorden om ongeautoriseerde externe toegang tot uw netwerk te voorkomen.
internetverbinding
Niets werkt vandaag zonder een snelle internetverbinding. Professioneel of privé kunnen we ons nauwelijks een leven voorstellen zonder e-mail, zoekmachines, zonder elektronische belastingaangifte of online bankieren. Afhankelijk van hoe hoog het verwachte dataverkeer is, moet u zo snel mogelijk een DSL-verbinding hebben - helaas is het internet in sommige regio's van Duitsland nog steeds verlamd, wat in toenemende mate een probleem wordt voor freelancers met hoge eisen aan gegevensoverdracht.
Hoe houd ik mijn gegevens up-to-date?
Adresboek, agenda, takenlijsten - erg handig als de mobiele telefoon weet wat je op de computer hebt ingevoerd. Wil je alleen een computer en een mobiele telefoon met elkaar synchroniseren, dan is dat heel eenvoudig via de usb-aansluiting. Als er meerdere computers en meerdere mobiele telefoons zijn, moet u hiervoor software gebruiken. Het Outlook e-mailprogramma biedt een goede basis voor een succesvolle gegevensuitwisseling tussen mobiele en stationaire eindapparatuur in uw thuiskantoor. Hiervoor moet u echter een centrale mailserver met IMAP-technologie opzetten om gegevens te synchroniseren. Alternatief: u gebruikt een externe serviceprovider. Daarnaast zijn er voor relatief weinig geld ook complete projectplanningstools zoals Trello. Zijn alle apparaten dienovereenkomstig ingesteld,u hebt onderweg toegang tot uw gegevens - zelfs vanaf andere computers.
Mobiele telefoons en apps in het thuiskantoor
Als een betaalde oproepomleiding te duur voor je is, kun je ook een app downloaden waarmee je oproepen van zowel mobiele als vaste netwerken kunt samenvoegen. De applicatie verbindt de mobiele telefoon draadloos met de WLAN-router zodat je nu via beide netwerken kunt bellen. Zo komen ook e-mails of faxen op uw mobiele telefoon terecht. Heeft u een WLAN-router die deze functie niet heeft, dan zijn er gsm-tarieven waarmee u ook binnen een straal van twee kilometer kunt bellen in het vaste netwerk. Dit is meestal voldoende voor een reguliere studie.
De smartphone als klein kantoor
Heeft u ooit een telefoontje gepleegd via internet? Dit kan ook met een smartphone met internettoegang. Download gewoon de bijbehorende app van internet en u kunt goedkoop met uw mobiele telefoon bellen via internetservices zoals Skype - wereldwijd.
Er zijn ook services waarmee u faxen via het netwerk kunt verzenden. Hierdoor ben je onafhankelijk van dure apparaten, vooral in het thuiskantoor, en bovendien mobiel, want overal waar internet is, zijn de diensten te gebruiken vanaf de mobiele telefoon of laptop.
Met een smartphone heb je altijd je kantoor bij je.
reservekopie van gegevens
Gegevensback-up is een belangrijk onderwerp, vooral in de privéstudie. Met een cloud lost u twee problemen tegelijkertijd op: enerzijds kan het worden gebruikt om gegevens online op te slaan, en anderzijds is het overal toegankelijk. Bewaar uw gegevens en back-ups van pc, tablet of mobiele telefoon in een cloud, u heeft er altijd toegang toe en bent beschermd als uw technische apparaten gerepareerd moeten worden of niet meer zouden moeten werken. De beveiliging wordt uitgevoerd door middel van een wachtwoord.
Software voor onderhoud op afstand
Als de laptop niet wil printen of als een programma niet naar behoren werkt, kost een goed advies veel geld. Voor hulp in uw thuiskantoor kunt u in de regel geen interne IT-specialist bellen. Daarom raden we een onderhoudsprogramma op afstand aan. Het geeft experts toegang tot uw pc. Op deze manier kunnen problemen heel gemakkelijk worden opgelost - zonder dat iemand bij u thuis hoeft te komen.
Beveiliging in het thuiskantoor
Als het thuiskantoor eenmaal is opgezet en volledig is uitgerust, verwaarlozen velen vaak hun eigen veiligheid. Elektrotechnische bedrijven zien een negatieve trend: het thuiskantoor is versierd met steeds modernere en complexere technologie - maar er zijn nauwelijks waarborgen voor de gebruiker.
Te weinig stroombronnen of overvolle stopcontacten vormen niet alleen een aanzienlijk risico voor uw gegevens, maar kunnen ook leiden tot een kamerbrand. Rookmelders mogen dan ook niet ontbreken in de studie. Als er rook ontstaat, slaan ze onmiddellijk alarm en voorkomen ze erger. Bovendien kunnen blikseminslagen of minimale spanningsschommelingen in het elektriciteitsnet al enorme schade aan elektrische apparaten veroorzaken. U kunt dit met relatief weinig moeite tegengaan en uw gegevens en apparaten beschermen. Achteraf ingebouwde overspanningsbeveiligingssystemen houden een overdosis elektriciteit weg. De montage is snel en vuilvrij.
Ruimtelijke opzet van de studie
Wil je je werkkamer fysiek scheiden van de rest van de kamer, dan kan dat met slimme meubels zoals een kastenkantoor. U kunt uw documenten laten verdwijnen in een zelfgemaakte rolcontainer. Met een vloerkleed en een paar groene planten kun je je studeerkamer er huiselijker laten uitzien. Groene planten zoals de ficus of de groene lelie filteren de vervuilende stoffen die door printers of andere apparaten de lucht in worden geblazen en verbeteren het binnenklimaat. Je moet ook de kleur voor de muren zorgvuldig kiezen. Het is het beste om niet alle vier de muren in één kleur te schilderen, maar mogelijk slechts één muur. Een neutrale omgeving kan uw productiviteit verhogen. Trouwens: als je een klein appartement hebt en een hele kamer als studeerkamer niet kunt missen,Moet u een kantoor in de woonkamer inrichten of een zelden gebruikte slaapkamer uitrusten met een compact thuiskantoor? Let wel op: Als je je studie van de belasting wilt aftrekken, moet deze ruimtelijk gesloten zijn - bij twijfel kan het de moeite waard zijn om een lichtgewicht tussenschot te plaatsen.
Studie en kinderen
Vooral kinderen lopen gevaar in de buurt van het thuiskantoor, omdat ze vaak maar met halve aandacht kunnen worden begeleid. Als kinderen naast het bureau op de grond spelen, zijn stopcontacten en stekkerdozen met toegangssloten essentieel. Er moeten ook speciale stopcontacten voor kinderbeveiliging worden geïnstalleerd. Omdat: een elektrische schok dodelijk kan zijn! Een aardlekschakelaar schakelt bij kortsluiting in een oogwenk de hele stroomkring uit. Elektrische bedrijven zijn gespecialiseerd in dit soort armaturen.
