De energierekening is elk jaar een hele klus. Maar als verhuurder ontkom je er niet aan om de gedetailleerde verklaringen naar je huurders te sturen. U kunt immers alleen teveel voorschotten vergoeden en vooral bijbetalingen eisen.
Maar het is belangrijk om bijzonder nauwgezet te zijn bij het factureren van bijkomende kosten. Onjuistheden en fouten kunnen hier snel wraak nemen. In het ergste geval kan een onjuiste energierekening er zelfs toe leiden dat u met kosten overblijft die de huurder had moeten betalen.
Hoewel het algemeen bekend is dat de facturering correct moet zijn, bevat gemiddeld elke seconde fouten. Om ervoor te zorgen dat u niet in de foutenval terechtkomt, hebben wij de essentiële informatie voor u verzameld, u geïnformeerd over de rechten en plichten van de verhuurder en de meest voorkomende fouten in de energierekening genoemd.
Termijnen voor de energierekening
Indien in de huurovereenkomst vooruitbetaling van meerkosten is afgesproken, dient verhuurder een aanvullende kostenstaat op te maken. Wanneer dit moet gebeuren, wordt duidelijk geregeld in artikel 556 van het Duitse Burgerlijk Wetboek: Hoewel er geen vaste factureringsperiode is die bijvoorbeeld altijd overeenkomt met het kalenderjaar, is bepaald dat de facturering jaarlijks moet plaatsvinden.
Wanneer moet de energierekening worden gemaakt?
Verhuurders zijn wettelijk verplicht om de huurder de energierekening uiterlijk aan het einde van de twaalfde maand na het einde van de factureringsperiode te sturen. Als het later aankomt, kunnen er geen aanvullende claims meer worden ingediend. Eventueel krediet moet echter aan de huurder worden uitbetaald, zelfs als de creatie wordt vertraagd. Zorg ervoor dat u deze afspraak niet mist.
Tot wanneer kan de huurder bezwaar maken tegen de energierekening?
Als de huurder de energierekening heeft ontvangen, kan hij deze op zijn gemak controleren. Indien hij bezwaren heeft, kan hij deze tot het einde van de twaalfde maand na afgifte van de verklaring aan de orde stellen. Na deze tijd heeft de huurder geen mogelijkheid meer om actie te ondernemen.
Eventuele extra betalingen die op de energierekening staan vermeld, moeten door de huurder uiterlijk 30 dagen na ontvangst van de brief worden betaald. Dit geldt overigens ook als hij fouten in de boekhouding heeft ontdekt of dergelijke fouten vermoedt. In dit geval dient de huurder alleen onder voorbehoud te betalen.
Wat moet er op het servicekostenoverzicht staan?
In principe moet de energierekening schriftelijk worden ingediend. De volgende gegevens moeten worden verstrekt:
- Voor welke factureringsperiode is de lijst van toepassing?
- Wat is de verdeelsleutel?
- Wat is het huurdersdeel?
- Welke voorschotten heeft de huurder al betaald?
- Hoe hoog zijn de totale kosten per kostensoort?
Het is niet nodig om per kostensoort de samenstelling van de totale kosten op te sommen. Als de huurder wil weten hoe dit bedrag tot stand is gekomen, kan hij de bonnetjes van de verhuurder inzien. Dit moet u hem op verzoek kunnen voorleggen.
Een andere belangrijke opmerking over de inhoud van de energierekening is dat deze voor de huurder begrijpelijk en duidelijk moet zijn. Probeer daarom - ook in uw eigen zin - onnodige inhoud te vermijden.
De verdeelsleutel wordt gebruikt in de energierekening om te bepalen welke huurder welk deel van de energiekosten moet betalen.
Wat is de verdeelsleutel?
De verdeelsleutel is bepalend voor de nevenkostenverrekening omdat hiermee wordt bepaald welke huurder welk deel van de nevenkosten moet betalen. Tenzij anders vermeld, worden de exploitatiekosten toegewezen volgens § 556a op basis van het woonoppervlak. In afwijking hiervan kan echter ook een verdeelsleutel op basis van andere criteria worden overeengekomen. Dit kan bijvoorbeeld zijn:
- consumptie
- Wooneenheden
- Aantal mensen dat in het appartement woont
- Kubieke meter van het appartement
Volgens de wet moeten bijkomende kosten die afhankelijk zijn van het gedrag van de huurder, zodanig worden toegerekend dat ze overeenkomen met het afwijkende verbruik. Dit geldt bijvoorbeeld voor stookkosten of waterverbruik.
Welke extra kosten kan de verhuurder in rekening brengen?
Als u als verhuurder de verklaring aflegt, moet daarin alle extra kosten staan die in de huurovereenkomst zijn vastgelegd en die de huurder verplicht was te betalen. Volgens wet 17 zijn in het algemeen verschillende soorten bijkomende kosten toegestaan, die worden uiteengezet in sectie 2 van de Operationele Kostenverordening (BetrKV):
- Lopende openbare kosten van het onroerend goed
- Water voorraad
- afvoer
- kachel
- Heet water
- Aangesloten verwarmings- en warmwatervoorzieningssystemen
- Liftkosten
- Straatreiniging en vuilnisophaaldienst
- Gebouwreiniging en ongediertebestrijding
- Tuinonderhoud
- verlichting
- Schoorsteenreiniging
- Eigendoms- en aansprakelijkheidsverzekering
- Verzorger
- Gemeenschappelijke antenne of breedbandnetwerkverbinding
- Wasserette
- Andere kosten
Fout in de energierekening: dat moet u vermijden
Naast bovenstaande zaken waar je rekening mee moet houden bij de afwikkeling zijn er nog andere valkuilen waar een verhuurder in kan vallen. Deze fouten bij de facturering van nutsvoorzieningen komen vooral vaak voor:
- Facturering te laat
Omdat de energierekening complex is, stellen veel verhuurders het vaak voor lange tijd uit. U dient zich echter absoluut aan de bovengenoemde deadlines te houden als u geen financieel verlies wilt riskeren: De huurder moet de energierekening uiterlijk de twaalfde maand na het einde van de factureringsperiode hebben ontvangen.
- Bijkomende kosten die niet in de huurovereenkomst staan
In het geval van nutsfacturering is het vooral gebruikelijk om de fout te maken dat er items worden vermeld waarvoor de huurder volgens de huurovereenkomst niet hoeft te betalen. Kijk bij het aangaan van de huurovereenkomst goed na of alle benodigde zaken op de lijst staan en zorg er vervolgens voor dat je deze kosten alleen afrekent bij het aanmaken van het servicekostenoverzicht.
- Verkeerde verdeelsleutel
Ook is het belangrijk dat u niet de fout maakt om de bijkomende kosten te verantwoorden en een andere verdeelsleutel gebruikt dan vermeld in de huurovereenkomst.
- Fout bij de toerekening van verwarmings- en warmwaterkosten
Bij tal van bedrijfskosten kan de verdeelsleutel worden gebruikt voor facturering, met verwarmingskosten en warmwaterkosten, maar u bent als verhuurder wettelijk verplicht (artikel 7 Verordening verwarmingskosten) om minimaal 50 procent en maximaal 70 procent toe te wijzen aan het werkelijke verbruik, de rest is gebaseerd op woon- of Bruikbare oppervlakte gefactureerd. Hiervoor moeten in de appartementen passende telapparatuur aanwezig zijn. U dient zich absoluut aan deze eis te houden, want als u hiervan afwijkt, kan de huurder de gefactureerde kosten met minimaal 15 procent verlagen. Dit werd beslist door het Federale Hof van Justitie in een uitspraak uit 2003 (BGH VIII TR 67/03).
- Verkeerde betalingscyclus
Zeker bij wisseling van huurder staan er altijd fouten in de energierekening. Uiteraard mag iedere huurder alleen worden ingezet voor de kosten die zijn gemaakt tijdens de periode dat hij het appartement gebruikte.
- Facturering van niet-verdeelbare bijkomende kosten
Let er bij het factureren van bijkomende kosten op dat u alleen verdeelde posten factureert. Onderhoudsmaatregelen of andere kosten die niet vallen onder de kosten genoemd in de Bedrijfskostenverordening mogen niet aan de huurder in rekening worden gebracht. Dit geldt overigens ook als een van de ongeldige artikelen in de huurovereenkomst is opgenomen.
- Er wordt geen rekening gehouden met leegstaande appartementen
Als een appartement leeg staat, mag het niet zomaar achterwege blijven op de facturerings- en verdeelsleutel. De verhuurder draagt doorgaans de kosten van leegstaande appartementen.
- Ontbrekende onthullingen
De energierekening is soms behoorlijk uitgebreid. Daarom wordt informatie snel vergeten, maar deze moet wel worden opgenomen. De essentiële inhoud is:
- Factureringsperiode
- Verdeelsleutel
- Deel van de verhuurder
- Details van de betaalde voorschotten
- Overzicht van afzonderlijke kostenposten
- Commerciële panden worden ook gefactureerd
Als de huurruimte in de woning commercieel wordt gebruikt, mag deze niet worden opgenomen in de algemene aanvullende kostenstaat. Ze moeten afzonderlijk worden gefactureerd.
- Individuele kostenposten ontbreken
Het volstaat niet om in het servicekostenoverzicht de totale kosten van de afrekenperiode te vermelden. De huurder heeft het recht om de verschillende soorten kosten afzonderlijk in te zien. Alleen op deze manier kan hij zijn aandeel daarin begrijpen. Alleen op deze manier kan hij de bonnetjes voor de genoemde kosten zinvol controleren, die u hem op verzoek ter inzage moet geven.