Werkgevers kunnen hun werknemers extra financieel ondersteunen met een reiskostenvergoeding. Lees hier hoe beide partijen profiteren, hoe u het bedrag en uw uitgaven berekent en meer tips.
Wat is de reiskostenvergoeding?
De werkgever betaalt vrijwillig een reiskostenvergoeding voor het dagelijkse woon-werkverkeer. Daarnaast hoeft hij alleen de 15 procent loonbelasting te betalen die over de reiskostenvergoeding wordt geheven. De subsidie mag niet hoger zijn dan het bedrag waarop de werknemer aanspraak zou kunnen maken op inkomensafhankelijke kosten als hij de subsidie niet zou ontvangen. Bovendien is de reiskostenvergoeding geen premie die sociaal verzekerd is, dus er zijn geen sociale bijdragen over verschuldigd.
Verwar de reiskostenvergoeding niet met de reiskostenvergoeding. Dit is namelijk een fiscale ondersteuning voor werknemers die pendelen naar het werk. Iedere werknemer kan voor de woon-werkverplaatsing een vast tarief van 30 cent per kilometer aftrekken in de belastingaangifte.
Bereken reiskostenvergoeding
Hoeveel bedraagt de reiskostenvergoeding?
Net als bij de woon-werkvergoeding kan de werkgever de werknemer een forfaitair bedrag van 30 cent per kilometer en werkdag vergoeden. Het forfaitaire forfaitaire tarief wordt vanaf 2021 vanaf de 21e kilometer verhoogd naar 35 cent. De maatregel is beperkt tot 2026.
Hoe wordt een reiskostenvergoeding belast?
Over de hoogte van de reiskostenvergoeding moet de werkgever 15 procent loonbelasting betalen. Daarnaast is er ook een solidariteitstoeslag en, indien van toepassing, kerkbelasting. Er hoeven echter geen sociale bijdragen te worden betaald. Normaal gesproken hoeft de werknemer geen belasting meer te betalen omdat de reiskostenvergoeding niet onderhevig is aan fiscale progressie. De werkgever kan de loonbelasting van 15 procent wel overmaken aan de werknemer. Belastingvrije reiskostenvergoeding is slechts in drie gevallen mogelijk: collectief vervoer, dubbele huishouding of extern werk.
Effecten van de reiskostenvergoeding op de tegemoetkoming woon-werkverkeer en het heffingvrije vermogen
Elke werknemer heeft recht op de woon-werkvergoeding - ongeacht de lengte van het woon-werkverkeer. Ontvangt u echter van uw werkgever een reiskostenvergoeding (bijvoorbeeld een jaarkaart voor het plaatselijk openbaar vervoer) die ofwel belastingvrij is ofwel door uw werkgever forfaitair wordt belast, dan moet u dit voordeel verrekenen met het belastingvrije bedrag van 30 cent per afgelegde kilometer. Als uw reiskosten hoger zijn dan de werkgeverssubsidie, kunt u de rest fiscaal declareren. In dit geval wordt de maximumgrens van 4.500 euro per jaar echter ook verminderd met de reiskostenvergoeding.
Hoe berekent u de reiskostenvergoeding?
Voor de berekening van de reiskostenvergoeding geldt de volgende formule:
werkdagen per maand x kilometers enkele reis x 0,30 euro = reiskostenvergoeding
Case study: Mevrouw Mustermann rijdt 20 dagen per maand 30 kilometer naar het werk en 30 kilometer terug met de auto. Ze ontvangt een reiskostenvergoeding van 30 cent per kilometer. Dit resulteert in de volgende berekening:
20 werkdagen x 30 kilometer x 0,30 euro = 180 euro
Mevrouw Mustermann ontvangt een reiskostenvergoeding van 180 euro per maand. Dat komt neer op 2.160 euro per jaar.
Bereken de kosten voor de werkgever voor de reiskostenvergoeding
Dit zijn de vergoedingen die de werknemer moet betalen voor een reiskostenvergoeding van 180 euro:
- Inkomstenbelasting (15 procent) = 27 euro
- Solidariteitstoeslag (5,5 procent van 27 euro) = 1,48 euro
- Kerkbelasting (8 procent afhankelijk van de federale staat van 27 euro) = 2,16 euro
De werkgever van mevrouw Mustermann moet 30,64 euro aan belastingen per maand betalen.
Tips voor het berekenen van de reiskostenvergoeding
- Bij de berekening van de reiskostenvergoeding tellen alleen de daadwerkelijke werkdagen mee. Dagen waarop men afwezig was wegens ziekte of vakantie, worden niet meegerekend.
- Voor de berekening wordt in principe de kortste route naar de werkplek gekozen (zie hieronder).
Reiskostenvergoeding voor stagiaires
Een reiskostenvergoeding kan stagiairs ook extra ondersteunen. Het is een manier voor de werkgever om aantrekkelijker te zijn voor potentiële klanten.
Reiskostenvergoeding voor mini-jobbers
Mini-jobbers mogen gemiddeld niet meer dan 450 euro per maand verdienen. Hiervoor hoeft u geen belasting of sociale bijdragen te betalen. Er is dus geen ruimte voor een normale salarisverhoging zonder dat de indirecte kosten onevenredig stijgen. Een reiskostenvergoeding of andere diensten zoals vouchers of kinderopvang zijn in dit geval echter ook mogelijk - de berekening komt overeen met het bovenstaande voorbeeld.
Rekening houden met handiger routes in de reiskostenvergoeding
Normaal gesproken moet voor de berekening de kortste afstand tot de werkplek worden opgegeven. Uitzonderingen zijn mogelijk als een andere route "duidelijk handiger is en regelmatig wordt gebruikt" (sectie 9 (1) nr. 4 zin 4 EStG).
Om een route als "handiger" te classificeren, moet u bijvoorbeeld veel tijd besparen. De reistijdwinst moet minimaal 10 procent zijn van de reistijd die nodig is voor de kortste verbinding. Andere redenen kunnen betere wegen, minder verkeerslichten, minder doorgaande wegen en minder verkeer zijn.
“Uiteraard” betekent dat de voordelen zo duidelijk zijn dat een onpartijdige, begripvolle weggebruiker deze route onder de gegeven verkeersomstandigheden zou hebben gebruikt.
Voor de reiskostenvergoeding wordt feitelijk de kortste route gebruikt, maar niet altijd de goedkoopste. Dan telt bijvoorbeeld de route waarop ze minimaal 10 procent minder tijd nodig hebben.
Voordelen van de reiskostenvergoeding voor werkgevers en werknemers
|
Voordelen voor werkgevers |
Voordelen voor werknemers |
|---|---|
|
De werkgever moet belasting betalen, maar |
De |
|
Een reiskostenvergoeding kan |
Voor stagiaires en mini-jobbers is het een |
|
De reiskostenvergoeding is niet onderhevig aan fiscale |
|
|
Als de werkgever geen |
Alternatieven voor de reiskostenvergoeding
Een andere manier om medewerkers te ondersteunen zijn bijvoorbeeld brandstof- of benzinebonnen. In tegenstelling tot de reiskostenvergoeding is dit een voordeel in natura en geen contant loon, zodat de werkgever geen belasting of sociale zekerheid hoeft te betalen. De bovengrens is echter 44 euro per maand.
Met welke vervoermiddelen is een reiskostenvergoeding mogelijk?
De werkgever kan ook een reiskostenvergoeding voor het openbaar vervoer geven. Sinds 1 januari 2019 is de belastingvrijstelling voor openbaar personenvervoer die gold tot 2003 weer ingevoerd. Over deze reiskostenvergoeding wordt in de toekomst dus geen inkomstenbelasting geheven. Regelmatig verkeer heeft de voorkeur. Luchtvervoer en taxi's zijn uitgesloten. Het is te hopen dat de belastingvermindering meer aandacht zal trekken voor het openbaar vervoer en daarmee het milieu op de lange termijn zal beschermen.