Door de huidige Corona-crisis worden veel werkgevers en werknemers voor het eerst met thuiskantoor geconfronteerd. Videoconferentiesystemen worden gebruikt om vergaderingen, conferenties en belangrijke gesprekken te blijven houden. We hebben de belangrijkste voor u op een rijtje gezet.
Het coronavirus zette onze werkwereld in korte tijd op zijn kop. Zakenreizen worden geannuleerd en degenen die dat kunnen, moeten in het thuiskantoor werken. Al snel rijzen er vragen zoals: Wat gebeurt er met de teamvergaderingen? Hoe organiseren we de samenwerking en hoe werkt de gegevensuitwisseling in de toekomst? Dit is ook mogelijk met behulp van verschillende tools zoals videoconferentiesystemen. Bovendien is "werken op afstand" een niet te stoppen trend die ons ook na de crisis bezig zal houden en een deel van de toekomst zal zijn.
Hoe werken videoconferenties?
Videoconferenties zijn momenteel populairder dan ooit. Ze stellen twee of meer deelnemers in staat om in realtime informatie uit te wisselen vanuit totaal verschillende locaties en werkruimtes. Afhankelijk van het systeem kunnen niet alleen online vergaderingen worden gehouden. Veel diensten bieden veel meer: complete projecten kunnen in teams worden beheerd en samen worden verwerkt of gegevens kunnen met de tool worden uitgewisseld.
Onderscheid met webconferentie
Op het eerste gezicht lijken de termen videoconferentie en webconferentie hetzelfde te betekenen. Bij een webconferentie ligt de focus echter niet op videotransmissie. Het gaat eerder om het delen van het scherm, samenwerken aan documenten of een tekstchat.
Wat heb ik nodig voor een videoconferentie?
Hardware: de meeste videoconferentiesystemen hebben alleen een computer of notebook met een webcam en een microfoon of headset nodig. Moderne smartphones en tablets zijn er al mee uitgerust.
Internetverbinding: om goed met elkaar te kunnen communiceren via videoconferenties, moet u een bandbreedte hebben van minimaal 200 Kbit / s voor zowel uploads als downloads.
Software: er zijn nu een groot aantal verschillende providers. We presenteren enkele videoconferentiesystemen voor gebruik in het thuiskantoor.
Videoconferentiesysteem 1: Zoom
Een videochatservice die in de huidige situatie bijzonder populair is, is Zoom. Dit videoconferentiesysteem heeft als voordeel dat u met veel verschillende collega's in contact kunt komen. Als u een videoconferentie wilt houden, moet u inloggen met uw e-mailadres en vervolgens kunt u een link delen. Alle collega's kunnen deze link gebruiken om deel te nemen aan de vergadering zonder zelf een account aan te maken. Zoom biedt ook upgrades waarmee u nog meer mensen kunt bellen of zelfs webinars kunt hosten. De demo-versie is gratis, maar bevat alleen persoonlijke discussies en groepsconferenties met een tijdslimiet van 40 minuten. De abonnementen beginnen bij een maandelijkse prijs van 13,99 euro per moderator.
Maar pas op! Zoom krijgt al enige tijd kritiek. De videochatservice verleent zichzelf uitgebreide rechten. Het slaat bijvoorbeeld gebruikersgegevens en informatie over gebruikte apparaten, netwerken en internetverbindingen op. Experts waarschuwen ook dat Zoom de gegevens die het verzamelt, doorgeeft aan verschillende serviceproviders.
Overzicht van zoomtariefmodellen
|
basis |
Per |
Bedrijf |
Onderneming |
|
|---|---|---|---|---|
|
Deelnemers |
Er kunnen maximaal 100 |
Maximaal 100 |
Maximaal 300 Minstens |
Maximaal 1000 Minstens |
|
prijs |
vrij |
13,99 euro per |
18,99 euro per |
18,99 euro |
Videoconferentiesysteem 2: Skype
Skype is al meer dan 15 jaar een van de meest populaire videoconferentiesystemen ter wereld. Met Skype kunt u gratis, snel en gemakkelijk tot wel 50 mensen tegelijk bellen. Het enige dat u hoeft te doen, is in het begin een Skype-account aanmaken en uw Skype-contacten aan de adreslijst toevoegen. Dus als u op zoek bent naar een programma voor privégebruik en een ongecompliceerde inleiding op het onderwerp op prijs stelt, dan heeft u met Skype de juiste software gevonden. Het nadeel: de overdracht laat vaak te wensen over, audio-dropouts of clipping komen te vaak voor om de tool aan te bevelen voor reguliere of professionele videochats.
Skype wordt ook veel gebruikt door particulieren.
Videoconferentiesysteem 3: Google Meet
Met "Meet" heeft Google een eigen videoconferentiesysteem in de aanbieding dat volledig via de webbrowser werkt. Om online vergaderingen te kunnen plannen en houden, heeft u een bedrijfslicentie nodig, een zogenaamd "G-Suite-account", waarvoor u moet betalen. Er zijn drie prijsmodellen:
- G Suite Basic voor net geen 5 euro per gebruiker per maand
- G Suite Business voor net geen 10 euro per gebruiker per maand
- G Suite Enterprise voor 23 euro per gebruiker per maand
Als u er geen heeft, kunt u deelnemen aan videoconferenties, maar u kunt er zelf geen organiseren. Het voordeel van "Meet": Doordat de dienst is geïntegreerd in G-Suite en deze is gesynchroniseerd met de agenda, heb je altijd een overzicht van alle belangrijke afspraken. De serviceprovider biedt ook de mogelijkheid om videoconferenties op te nemen en later te delen.
Goed om te weten: vanwege de Corona-crisis heeft Google besloten dat G Suite- en G Suite Education-gebruikers nu gratis vergaderingen kunnen houden met maximaal 250 mensen, video's live kunnen streamen voor maximaal 100.000 kijkers en vergaderingen kunnen opnemen en opslaan in Google Drive.
Videoconferentiesysteem 4: Microsoft Teams
Microsoft Teams combineert chat, online vergaderingen en gegevensuitwisseling in één app. Er kunnen verschillende teams worden gevormd die elk informatie kunnen uitwisselen in een groepskanaal. Elk van deze kanalen heeft zelfs een individueel e-mailadres zodat berichten daar rechtstreeks vanuit Outlook naartoe kunnen worden gestuurd. In de individuele teams kun je ook audio- en videoconferenties starten en documenten zoals Excel, Power Point en Word uitwisselen en in realtime bekijken. Een groot voordeel: alle bestanden die in de chats zijn verzonden, zijn automatisch beschikbaar voor alle ontvangers in een SharePoint Online-schijf. Door de nauwe verbinding tussen Microsoft Teams en Outlook kan de organisatie van meetings ook centraal worden gepland.In Microsoft Teams kan bijvoorbeeld de "Microsoft Planner" ook in teams worden geïntegreerd, zodat individuele taken kunnen worden gedefinieerd en toegewezen aan leden.
Overzicht van Microsoft Teams-kosten
|
Microsoft Teams vrij |
Office 365 Zakelijk Essentiële zaken |
Office 365 Zakelijk Premie |
|
|---|---|---|---|
|
Gebruikers |
Maximaal 300 |
Maximaal 300 |
onbeperkt |
|
prijs (in |
vrij |
4,20 euro per |
€ 10,50 per |
Tip: vanwege de Corona-crisis biedt Microsoft een gratis proefversie van zes maanden Office 365 E1 aan, inclusief Microsoft Teams.
De meeste tools bieden ook een chatroom waarin je constant met elkaar in contact kunt staan.
Videoconferentiesysteem 5: Bitrix 24
Deze aanbieder van videoconferentiesystemen biedt een totaaloplossing voor het taak- en projectmanagement van een bedrijf. U heeft niet alleen de mogelijkheid om kleine videoconferenties te houden, maar u kunt ook afspraken coördineren, gegevens centraal opslaan en taken en projecten coördineren. Bitrix 24 biedt zes tariefmodellen aan, waarvan er één gratis is en meestal geschikt is voor kleine bedrijven met maximaal 12 werknemers.
Overzicht van de tariefmodellen van Bitrix 24
|
Vrij |
Start + |
CRM + |
Project + |
standaard |
professioneel |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Gebruikers |
Momenteel |
2 |
6e |
24 |
50 |
Onbeperkt |
|
prijs |
Vrij |
24 euro |
69 euro |
69 euro |
99 euro |
199 euro |
Tip: Door de Corona-crisis is deze bovengrens voor deelnemers nu opgeheven zodat een onbeperkt aantal gebruikers op dit moment met de gratis versie kan werken.
Webconferentiesysteem met videofunctie 6: Mikogo
Het Mikogo videoconferentiesysteem maakt voornamelijk scherm delen mogelijk om webconferenties en online vergaderingen te optimaliseren. Er wordt onderscheid gemaakt tussen een gratis versie en de gelicentieerde versie (Standard / Professional / Team) met alle beschikbare functies. Wie voor de betaalde versies kiest, kan met maximaal 25 personen tegelijk communiceren. Naast de mogelijkheid om documenten en programma's in realtime te delen, vergaderingen op te nemen en presentaties te houden met behulp van een interactief whiteboard, heeft Mikago ook het voordeel dat deelname 100 procent webgebaseerd is en geen downloads, plug-ins en dergelijke vereist.
Overzicht van de kosten voor Mikogo
|
standaard |
professioneel |
team |
|
|---|---|---|---|
|
Gebruikers |
Voor mensen de ontmoetingen met alleen een persoon uitvoeren |
Voor mensen de vergaderingen met maximaal 25 personen uitvoeren |
Voor teams met maximaal tot vijf personen, de gelijktijdige bijeenkomsten uitvoeren 75 euro per maand |
|
prijs |
12 euro per maand |
15 euro per maand |
75 euro per maand |
De belangrijkste functies van een videoconferentiesysteem in één oogopslag
Afhankelijk van het beoogde gebruik moet het geselecteerde videoconferentiesysteem verschillende functies bieden. Hieronder hebben we opgesomd welke hiervan zeer vaak worden gevraagd.
- Conferenties en vergaderingen
Om een optimale uitwisseling te garanderen, moet het videoconferentiesysteem gemakkelijk toegang hebben tot de webcam en microfoon. Bovendien moet het de geluids- en videokwaliteit zelfs met meerdere deelnemers kunnen behouden. Voor grote teamvergaderingen moet er een knop zijn om de microfoon te dempen. Dit is de enige manier om vervelende achtergrondgeluiden te voorkomen.
- Bestanden delen
Met goede videoconferentieprogramma's kunnen gegevens worden uitgewisseld, zodat belangrijke documenten zoals presentaties, lijsten en projectupdates in realtime naar de gesprekspartners kunnen worden gestuurd.
- Scherm delen
De functie van het overbrengen van het scherm van een deelnemer naar alle andere schermen is ook bijzonder belangrijk. U kunt in realtime aan een document werken of een presentatie laten zien.
- Toegang op afstand en samen browsen
Het zogenaamde co-browsing wordt minder vaak gebruikt. Met deze functie hebt u toegang tot de computer van een andere deelnemer en kunt u de muis en het toetsenbord besturen. Uw gesprekspartner kan op zijn computer volgen wat u doet. Deze tool is vooral belangrijk voor mensen die in de IT-klantenservice in een bedrijf werken.
| zoom | Skype | Google Meet | Microsoft Teams | Bitrix 24 | Mikogo | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| video conference | Afhankelijk van het tarief met maximaal 1000 deelnemers | met maximaal 50 deelnemers | Afhankelijk van het tarief met maximaal 250 deelnemers | Met maximaal 250 deelnemers | Video conferentie met maximaal 4 personen met livebeeld Video oproepen met een maximum van 12 deelnemers | Afhankelijk van de snelheid van maximaal 50 deelnemers, zijn alleen de eerste vier live te zien |
|
Bestanden | Ja | Ja | Ja | ja, in online SharePoint tot 15 GB | ja, afhankelijk van het tarief, onbeperkt cloud storage | Ja |
| screen transmissie | Ja | ja tot 300 MB | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Samen browsen | ja, afhankelijk van het tarief | Nee | Nee | Ja | Nee | Ja |
| Start van de conferentie | Ja | Alleen met add-on mogelijk | Ja | Ja | Nee | Ja |
| kosten | gratis, upgrades vanaf € 13,99 per maand en moderator |
vrij | € 5 tot € 23 per maand en gebruiker | gratis, upgrades van € 4,20 naar € 10,50 |
gratis, | € 12 tot € 75 per maand |
| voordelen |
Makkelijk te Veel Als deeldeelnemers |
Makkelijk te helemaal | Grote abonnee nummer |
Grote Link grote |
Uitgebreide Gegevens worden |
Duitse eenvoudige |
| nadeel | Gegevensbescherming en veiligheid kwesties |
Bij veel nauwelijks | Geen gratis abonnement beschikbaar | Geen Duitse gegevensbescherming |
Video Installatie op tijdrovende | Video conferencing voor kleine teams alleen |