Documenten archiveren en veilig bewaren kan al snel een uitdaging worden. Omdat er in de loop van de tijd tonnen papieren, facturen en contracten moeten worden gesorteerd en gelabeld. Om ervoor te zorgen dat u het overzicht niet verliest, leggen we uit wat u over het onderwerp moet weten.
Om documenten goed te bewaren heb je geduld en doorzettingsvermogen nodig - maar het werk is het waard, want iedereen weet: "Orde is de helft van de strijd". Als u niet langer tevergeefs naar belangrijke documenten op de stapel papier op uw bureau wilt zoeken, kunt u uw leven met slechts een paar stappen gemakkelijker maken.
Maar wat betekent een document eigenlijk? Documenten bevatten in principe relevante of belangrijke informatie. Deze hoeven niet altijd op papier te zijn; ze kunnen ook allerlei digitale informatie bevatten. Ze dienen echter altijd als rechtszekerheid, zodat deze brief precies kan bewijzen wat werd gepland of uitgevoerd - ze documenteren bijvoorbeeld een betaling of andere juridisch belangrijke processen.
Bewaartermijnen voor documenten
In tegenstelling tot bedrijven, handelaars of zelfstandigen zijn particulieren doorgaans niet onderworpen aan wettelijke bewaarplicht. De enige uitzondering zijn de rekeningen van de handelaar, die moeten bewijzen dat er geen illegale arbeid is verricht ( § 14b, lid 1, UStG ). Desalniettemin is het raadzaam om andere belangrijke documenten voor een bepaalde periode te archiveren. De volgende bewaartermijnen dienen in ieder geval in acht te worden genomen:
- minimaal twee jaar
Er is geen gereguleerde bewaartermijn voor verkoopcontracten, ontvangstbewijzen, facturen en garantiedocumenten. Bij de aankoop van nieuwe goederen sluit u echter een koopcontract af volgens het Duitse Burgerlijk Wetboek, dat twee jaar geldig is. Bovendien moet u rekeningen van een handelaar, rekeningen van artsen, advocaten en notarissen even lang bewaren.
- minimaal vijf jaar
Klachten en claims wegens gebreken aan de woning.
- minstens zes jaar
Hoogverdieners met een jaarsalaris van meer dan 500.000 euro per jaar moeten hun bankafschriften minimaal zes jaar bewaren.
- ongeveer 30 jaar
Gerechtelijke uitspraken, aanmaningen en procesdossiers
- levenslang
Sommige documenten moeten een leven lang worden bewaard. Deze omvatten medische rapporten, opleidingscertificaten, diploma's, geboorteaktes, doopakten, huwelijksakten, overlijdensakten voor gezinsleden en documenten voor de berekening van pensioenen. Dit laatste omvat ook arbeidsovereenkomsten, loonstroken en sociale zekerheidsdocumenten.
- particuliere belastingdocumenten
Over het algemeen hoeven particuliere belastingdocumenten niet te worden bewaard. Als een belastingaanslag echter is gemarkeerd als "voorlopig" of "onderworpen aan herziening", moeten de documenten worden bewaard totdat ze volledig zijn opgehelderd.
- Leningovereenkomsten en verzekeringspolissen
Contracten voor bankproducten moeten beschikbaar zijn voor de gehele looptijd en tot ongeveer drie jaar na het einde van deze looptijd. Hetzelfde geldt voor verzekeringsdocumenten.
Ontwerp het archiveringssysteem voor documenten
Een goed gestructureerd archiveringssysteem is de beste manier om documenten veilig en lang te bewaren. Welk type opslag u kiest, hangt voornamelijk af van uw voorkeuren. Voor kleine kantoren en weinig documenten is een kleine kast voldoende die u eenvoudig onder het bureau kunt schuiven. Wil je later echter geen ruimteproblemen hebben, investeer dan direct in een ruime kast die voldoende opbergruimte biedt voor dossiers en mappen. Voor documenten die u niet altijd nodig heeft, kunt u meerdere Din-A4 mappen aanschaffen, die u daarop labelt en voorziet van tussenschotten. U kunt de mapkleur ook gebruiken om verschillende inhoud duidelijk te maken. Zo kunnen alle woningbouwmappen groen zijn en financiële mappen zwart.Wie de voorkeur geeft aan uniforme mappen, moet belang hechten aan een nauwkeurige etikettering, zodat de benodigde papieren snel bij de hand zijn.
Voor belangrijke documenten die steeds weer op kantoor worden gebruikt, zijn gelabelde hangmappen geschikt, die in een bijbehorende hangmappenkast worden bewaard. De maat, kleur en vormgeving van de kast kunnen individueel worden gekozen.
Maar het cassette register, bestaande uit kunststof cassettes in DIN A4 liggend formaat, is ook geschikt voor directe en snelle toegang tot individuele bestanden.
Heb je papieren op kantoor of thuis die je keer op keer nodig hebt of die nog verwerkt moeten worden, dan kun je deze gewoon op een brievenbakje leggen. Voorkom echter dat u daar teveel documenten verzamelt, anders ontstaat er weer snel een rommel.
Hangmappen hebben het voordeel dat documenten niet gestanst hoeven te worden. De documenten worden eenvoudig losjes in de map gelegd en kunnen ook snel weer worden verwijderd.
Brandwerende documentcassette
Brandwerende documentcassettes zijn ideaal voor het beschermen van belangrijke documenten zoals paspoorten of geboorteaktes in geval van brand of overstroming. Ze zijn bestand tegen hoge temperaturen tot wel 60 minuten en zijn extreem stabiel en robuust, zodat dieven nauwelijks kans maken. De afmetingen van de meeste cassettes komen overeen met het DIN A4-formaat en kunnen daarom ook DIN A4-mappen of hele registers opslaan. Ze hebben ook een handvat en kunnen daarom gemakkelijk worden vervoerd.
Digitale opslag van documenten
Het aantal documenten dat je in de loop van je leven verzamelt, is vaak behoorlijk groot. Maar niet zelden is er niet genoeg ruimte om alle documenten op te slaan. Een oplossing hiervoor is de digitale opslag van documenten, er zijn diverse archiveringssoftware voor documenten. Dit vereist nauwkeurig onderzoek welke software voor u geschikt is. Als u vooral e-mails wilt bewaren, kan dit bij sommige software een probleem zijn. Een goed archiveringsprogramma kan niet alleen gescande papieren documenten of pdf's aan, maar moet ook automatisch e-mails en hun bijlagen aan de juiste elektronische bestanden toewijzen.
Digitaliseert u uw documenten liever zelf zonder software, dan heeft u een goede scanner en voldoende opslagruimte in de vorm van een externe harde schijf nodig. Er is veel te zeggen voor het scannen van uw documenten: als u documenten elektronisch en in kopie opslaat, kunt u ze beschermen tegen verlies of vernietiging. U kunt ook kantoorruimte en mogelijk geld besparen. En last but not least kunt u uw kantoororganisatie verbeteren: de elektronische archivering zorgt voor orde en duidelijkheid.
Voor de zekerheid is het aan te raden om een tweede externe harde schijf aan te maken, zodat er geen gegevens verloren kunnen gaan. Harde schijven met een spiegelfunctie zijn een redelijk veilige oplossing om belangrijke gegevens op te slaan. Het principe: er zitten twee harde schijven in één behuizing. De twee harde schijven communiceren met elkaar en weerspiegelen hun inhoud - twee keer zo goed. Als een van de platen defect is, is er altijd de tweede.
Na 5 tot 10 jaar is het echter aan te raden om een nieuwe harde schijf aan te schaffen, omdat ook digitale opslagmedia een beperkte houdbaarheid hebben. Als een harde schijf van een zogenaamd raid-systeem gebreken vertoont, moet u twee nieuwe kopen. De interfaces en verbindingen tussen het opslagmedium en de computer veranderen ook van tijd tot tijd - nog een reden om de gegevens over te zetten naar nieuwe externe schijven.
Nadat u uw documenten heeft gedigitaliseerd, is het natuurlijk ook belangrijk om orde op de harde schijf te creëren. U kunt eenvoudig een geschikte mappenstructuur maken met de juiste naam. U heeft ook de mogelijkheid om de individuele bestanden te taggen. Als het om het bestandstype gaat, moet u beproefde formaten zoals JPEG.webp en PDF gebruiken, die ook een zekere toekomstbestendigheid beloven. Het is beter om exotische bestandsformaten te vermijden.
De mappen die gevoelige documenten bevatten, moeten in ieder geval worden versleuteld. De standaard versleutelingsfunctie van het besturingssysteem is hiervoor meestal voldoende. Schrijf het wachtwoord op en bewaar het op een plaats die u zich over 10 jaar nog kunt herinneren - als u het vergeet, is er nauwelijks toegang tot de gecodeerde gegevens. Versleuteling is vooral essentieel als uw computer internettoegang heeft, omdat er nu veel Trojaanse paarden in omloop zijn, vooral voor Windows-systemen, die de gegevens van andere computers kunnen bespioneren.
Het digitaliseren van documenten kost wat tijd, maar bespaart veel ruimte.
Sla documenten online op in de cloud
Online opslag kan ook worden gebruikt voor gegevensarchivering. Het is gemakkelijk en goedkoop, zo niet gratis. Er zijn veel providers: Dropbox, Amazon of Google Drive zijn enkele van de grote services. Maar wie vertrouwt op handige clouddiensten, moet ook veel vertrouwen hebben: uiteindelijk geef je je data in handen van andere bedrijven. Ze zijn alleen zo veilig als de respectieve provider ze maakt. Mogelijk hebt u ook lopende kosten en hebt u geen controle over de toekomst van de serviceprovider. Cloudopslag is daarom niet de eerste keuze voor gevoelige data.
Bewaar documenten extern
Het Berlijnse bedrijf Deba Bauarchiv GmbH biedt een service speciaal voor eigenaren van onroerend goed. Zij heeft zich gespecialiseerd in het bewaren en beheren van documenten van veelal particuliere eigenaren. “De klanten brengen hun bestanden naar ons, wij indexeren ze en slaan ze onder speciale veiligheidsmaatregelen bij ons op”, legt algemeen directeur Ben Stoffregen uit. Als de klant een document of een kopie nodig heeft, kan hij dit opvragen bij Deba, die het per post of koerier opstuurt. Omdat documenten steeds weer verloren gaan bij een verhuizing. "Dat kostte een huidige klant veel geld: om nog een verdieping aan zijn huis toe te voegen, moest hij tienduizenden euro's uitgeven aan nieuwe statica en andere analyses."
